عندما يتعلق الأمر بجمع مبالغ كبيرة من المال، تلجأ العديد من المنظمات غير الربحية إلى أحداث جمع التبرعات لتحقيق الأهداف المالية لمنظماتها غير الربحية. يمكن أن تولد هذه الاستراتيجية تمويلًا كبيرًا لمؤسستك.

يتطلب حدث جمع التبرعات الناجح تخطيطًا وإعدادًا ممتازين. لذلك قمنا بتجميع بعض النصائح والحيل من مخططي الأحداث والمتخصصين في جمع التبرعات.

فوائد التخطيط للفعاليات غير الربحية

يقدم حدث جمع التبرعات غير الربحي العديد من الفوائد بخلاف جمع الأموال والموارد التي تكون المؤسسة بحاجة إليها. جمع التبرعات يتعلق بالعلاقات، وتساعدك الأحداث الناجحة على إنشاء علاقات جديدة أو تعميق العلاقات القائمة.

بعض الأسباب الرائعة للتخطيط لحدث رائع لمنظمتك غير الربحية:

رفع مستوى الوعي حول مؤسستك: حتى المنظمات الكبرى يجب أن تكون إستراتيجية بشأن تثقيف جمهورها وتبديد الأساطير ومحاربة المعلومات المضللة. يمكن أن تكون أحداث جمع التبرعات فرصة ممتازة لجمع المتبرعين الحاليين والمحتملين للتعرف على مؤسستك وقضيتها أثناء دعوتهم للمشاركة ماليًا.

تواصل مع متطوعين ومتبرعين جدد: يحضر العديد من الأشخاص أحداث جمع التبرعات قبل اتخاذ الخطوة التالية لإعطاء أموالهم أو وقتهم للقضية. إنها فرصة لعرض ثقافة مؤسستك غير الربحية ومقابلتها شخصيًا لتأسيس علاقة.

زيادة الاعتراف بالعلامة التجارية: يعد التعرف على العلامة التجارية أمرًا مهمًا للمنظمات غير الربحية كما هو الحال بالنسبة للشركات الكبرى. فقط تخيل فائدة أن تكون مؤسستك "اسمًا مألوفًا" مثل Nike. يساعد عقد أحداث جمع التبرعات التي تُدار بشكل جيد في بناء التعرف على العلامة التجارية حيث يتعرف المزيد من الأشخاص على منظمتك غير الربحية ويتفاعلون معها ويخبرون أصدقائهم أيضًا.

كسب الرعاة من الشركات: قد يكون من الصعب مساعدة الشركات على تصور رعاية مؤسستك بشكل عام. لكن دعوة شركة لرعاية حدث معين هو أمر أسهل بكثير. عندما تتم بشكل صحيح، يمكن أن تساعدك أحداث جمع التبرعات على بناء الثقة واكتساب المزيد من الرعاة من الشركات الذين يستثمرون في مهمتك على مدار العام.

يمكن لأي مؤسسة غير ربحية من أي حجم وشكل أن تتمتع بهذه الفوائد من حدث جمع التبرعات المنظم جيدًا. من ناحية أخرى، يمكن أن يكسر جامع التبرعات الخيري الذي يتم إدارته بشكل سيئ الثقة مع المتبرعين والمتطوعين بل ويكلفك المال والوقت والموارد.

خطوات تخطيط حدث لجمع التبرعات للمؤسسات غير الربحية

هناك تفاصيل يجب تحضيرها أثناء التخطيط لحدث ناجح لجمع التبرعات لمؤسستك.

حدد هدفًا واضحًا لحدثك

قد يكون الهدف هو جمع الأموال، ولكن قبل البدء في التخطيط، من الضروري أن تأخذ بعض الوقت لتحديد أهدافك ورؤيتك بوضوح.

ما الذي تقوم بجمع الأموال لتحقيقه؟ حدد ما إذا كانت الأموال ستخصص لاحتياجات داخلية (مثل تحديث المرافق أو شراء المعدات التي تشتد الحاجة إليها) أو حاجة خارجية مرتبطة بمشروع أو قضية محلية.

من المهم أن توضح ما ستفعله الأموال التي تجمعها في الحدث حتى يشعر المؤيدون بالحماس للمشاركة.

بعيدًا عن الأهداف المالية، هل لديك رؤى أخرى لحدثك؟ هل تأمل في التعرف على المتطوعين والمتبرعين وشكرهم؟ تواصل مع مؤيدين جدد؟ تثقيف الناس حول مهمتك أو قضيتك؟ كل هذه رؤى يمكن تحقيقها من خلال حدث غير ربحي، ولكن من المهم تحديد هذه الأهداف حتى تتمكن من اتخاذ خطوات التخطيط المناسبة.

قم بتجميع فريقك للتخطيط

تعتمد العديد من المنظمات غير الربحية على اللجان للقيام بمعظم تخطيط العمل وتنفيذ حدث لجمع التبرعات. يمكن للجنة أن تتولى مسؤولية تخطيط كل شيء بدءًا من التفاصيل وراء الكواليس والخدمات اللوجستية الرئيسية إلى التسويق والإعلان والترفيه وغيره.

 يمكن أن يؤدي وجود الأشخاص المناسبين في لجنتك حقًا إلى نجاح هذا الحدث أو تعطيله. اجمع الأشخاص الذين لديهم مهارات التخطيط والتنظيم على تحقيق أهدافك.  

عادة، يوصي بتجميع فريقك قبل 4 إلى 6 أشهر من تاريخ الحدث. ابدأ بتأسيس قائد والتأكد من أن الجميع يفهم دورهم والأهداف المحددة للحدث.

حدد جمهورك المثالي

أحداثك ليست لأي شخص، يجب أن تعكس تفاصيل الحدث الخاص بك خصائص جمهورك المثالي. في المقابل، سيؤدي ذلك إلى زيادة الحضور ونجاح الحدث بشكل عام.

على سبيل المثال، نفترض أن هدفك هو جلب متبرعين جدد لم يقدموا أبدًا هدية مالية لمؤسستك حتى الآن. في هذه الحالة، قد تختار التركيز على التوعية بقضيتك. من ناحية أخرى، إذا كان هدفك هو تقوية علاقتك بالمانحين الحاليين، فقد يكون الاحتفال بالإنجازات هو مجال تركيزك.

حدد ميزانية لحدثك

مهما كانت كبيرة أو صغيرة، فإن الحدث الخاص بك يحتاج إلى ميزانية. هذا مهم بشكل خاص إذا كان هدفك الأساسي هو الوصول إلى هدف مالي محدد.

يساعدك وجود ميزانية محددة على استثمار مواردك بحكمة والحصول على أفضل عائد استثمار ممكن. (ROI) هو مقدار الأموال (أو الإيرادات) الناتجة عن الحدث، مطروحًا منه تكاليف الحدث. من المهم أن يكون لديك دخل أكبر من تكاليف الحدث، وستساعدك الميزانية على تحقيق ذلك.

تعتمد بعض المنظمات غير الربحية أيضًا على مقياس "العائد على الهدف" (ROO). هذا مقياس أكثر مرونة يتتبع الفوائد الإجمالية من الحدث، وليس المقاييس المالية فقط (مثل الوعي بالعلامة التجارية، والجهات المانحة الجديدة، وما إلى ذلك).

يمكن أن يساعدك استخدام كل من مقاييس ROI و ROO في تحديد النجاح الحقيقي لكل حدث غير ربحي، حتى عندما لا تكون الأهداف مرتبطة بالضرورة بالشؤون المالية.

 اختر نوع الحدث غير الربحي

الآن بعد أن فهمت أهدافك، والجمهور المستهدف، والميزانية، حان الوقت للبدء في الدخول في "جوهر" التخطيط للحدث. أولاً، اختر نوع الحدث الذي يناسب مؤسستك وأهدافك المحددة.

يمكن أن يساعد اختيار النوع المناسب للحدث أيضًا في الترويج الفعال للعلامة التجارية، وسيفهم جمهورك مهمتك بشكل أفضل. في النهاية، دعوة الجمهور المناسب إلى الحدث المناسب يمكن أن يساعد المزيد من الناس على المشاركة والتبرع لقضيتك.

ابدأ التخطيط لتفاصيل الحدث الخاص بك

تساعدك جميع الخطوات السابقة في وضع أساس لحدثك غير الربحي. حان الوقت الآن لبدء تنظيم الحدث نفسه. هناك الكثير من التفاصيل التي يجب مراعاتها.

قائمة بالتفاصيل الأساسية للبدء، على الرغم من أن كل حدث سيكون مختلفًا قليلاً:

-          اختر تاريخك: يوصي معظم الخبراء باختيار تاريخ قبل 4 إلى 6 أشهر لإعطاء متسع من الوقت للتخطيط الجيد.

-          احجز مكانك: الحصول على أي تصاريح أو تراخيص الخاصة بالمكان.

-          حدد موضوعًا وابدأ في إنشاء مواد ترويجية وتسويقية.

-          اجمع الرعاة من الشركات أو الأفراد لحدثك.

-          قم بدعوة المتحدثين الضيوف أو احجز وسيلة ترفيهية، اعتمادًا على نوع الحدث الذي تخطط له.

-          أعلن عن الحدث الخاص بك على وسائل التواصل الاجتماعي.

-          قم بإنشاء صفحة تبرع مخصصة عبر الإنترنت لهذا الحدث حتى يتمكن الحاضرون والمؤيدون غير القادرين على الحضور من التبرع للقضية ويمكن ذلك من خلال محفظة الخير.

-          اجعل التذاكر متاحة عبر الإنترنت: سواء كنت تبيع التذاكر أو تستضيف حدثًا مجانيًا، فمن المهم أن يسجل الحضور عبر الإنترنت. بهذه الطريقة، يمكنك جمع معلومات الاتصال قبل الحدث والحصول على قائمة ضيوف أكثر دقة مسبقًا. يمكنك الاستعانة ب Vpass في هذه الخطوة.

-          نظّم المتطوعين والموظفين في الحدث: تأكد من أن الجميع يفهم مسؤولياتهم في الحدث نفسه.

ضع خطة متابعة لحدثك غير الربحي

بعد انتهاء الحدث، لم تنته وظيفتك تمامًا. حان الوقت لإرسال رسائل شكر، والحصول على تعليقات من الضيوف، والبدء في بناء علاقات مع متبرعين محتملين جدد قد قابلتهم.

تضيف العديد من المنظمات غير الربحية إلى إستراتيجية المتابعة الخاصة بها استبيانًا للحدث لجمع التعليقات من الحضور. سيساعدك التعرف على ما يستمتع به الأشخاص، وما يمكن تحسينه للأحداث المستقبلية، والسماح للداعمين بمشاركة التعليقات، على تحسين مستقبل الأحداث غير الربحية وجمع التبرعات.

من الضروري أيضًا الحصول على تعليقات من المتطوعين ولجنة التخطيط التي جعلت الحدث ممكنًا حتى تتمكن من تحسين عملية التنظيم والتخطيط للأحداث المستقبلية.

قد يكون التخطيط لحدث من أي نوع أمرًا مرهقًا، ولكن اتباع هذه الخطوات سيساعدك على البقاء على اطلاع بالأمور وتنفيذ حدث رائع لمؤسستك غير الربحية.